Практические аспекты управления НТД на предприятии

Улучшение качества продукции - важнейшее направление производственно-хозяйственной деятельности предприятия, определяющее его успех на рынке. Стандартизация расценивается государством как средство повышения конкурентоспособности продукции, так сказать эффективный рычаг воздействия на производителей, обеспечивающих выполнение требований безопасности, защиту прав потребителей.

Основные требования к качеству устанавливаются в нормативных документах – стандартах, технических условиях, спецификациях, правилах, регламентах, нормах и т.п., а также в требованиях потребителей.

Сегодня государственная система стандартизации перестроена для работы в условиях рыночной экономики в соответствии с правилами работы и нормами международной стандартизации. Специалисты Госстандарта России постоянно совершенствуют нормативную базу в области качества.

Одной из задач, стоящей  на современном этапе перед предприятиями,   является развитие и поддержание в актуальном состоянии нормативной базы, обеспечивающей разработку, производство и потребление высококачественной, безопасной и, в конечном итоге, конкурентоспособной продукции.

Помимо этого острейшим вопросом является не только обеспечение инженерных служб полной и актуализированной нормативно-технической документацией, но и контроль сохранения  актуальности информации на местах и архивах подразделений.

В связи с тем, что  нормативы постоянно меняются, обновляются, отменяются, заменяются или претерпевают поправки,  поддержание актуальности  нормативной документации на предприятии -   задача весьма непростая.

Сотрудники, отслеживающие НТД, вынуждены разыскивать и покупать все вновь издаваемые документы, отслеживать изменения в ранее изданных, вести контроль экземпляров, отданных в подразделения документов, вклейку в эти экземпляры изменений, проводить  периодический контроль "неучтенных копий" (которые пользователи  делают "для себя" и не озадачиваются изменениями).  Кроме того, отделу, отслеживающему НТД, надо подписываться и покупать все периодические издания: по стандартизации и нормированию,  по тематике данного производства - ИУС, БСТ, Указатель Госстандарта, Перечни органов надзора. А так же сверять с информацией на официальных сайтах и выверять на предмет разночтений (в одних изданиях одно, а в других изданиях совершенно другое). Хотя документ вышел "вчера" и к нему не было еще изменений и поправок/опечаток - а текст/содержание документа разный.

И чем больше на предприятии сотрудников, являющихся потребителями нормативов и стандартов , тем выше  нагрузка на архивную службу.

При использовании традиционного архива некоторые  вопросы остаются проблемами, а решение многих из них не представляется возможным. При автоматизации данной работы сотрудники освобождаются от рутинного труда (например, тиражирование документации)  и при этом у всех сотрудников, работающих с НТД, всегда на рабочем месте находится текущая редакция документа.

«Кто владеет информацией – владеет миром» – избитая, но не теряющая своей актуальности на сегодняшний день фраза. Внедрение на предприятии централизованной электронной библиотеки НТД позволит не только успешно  решить или снять поставленные вопросы, но и значительно оптимизировать задачи, стоящие перед специалистами по стандартизации и инженерными подразделениями.

Централизованное управление информацией позволит  обеспечить каждого сотрудника необходимой документацией и при этом   взять под контроль  соблюдение актуальности всего массива информации.  

  Рассмотрим некоторые положительные аспекты от перехода к электронному централизованному архиву НТД:

• Доступ к архиву осуществляется непосредственно на рабочем месте  пользователя. Нет необходимости в посещении традиционного архива, предварительном  заказе и тиражировании  документации.
• Поиск осуществляется не только по каталогам, но и по всей карточке  и содержимому  документа.
• Хранение и актуализация информации осуществляется централизованно, хранение и использование неучтенных и не актуализированных экземпляров исключается.
• В системе хранятся экземпляры отмененной документации, которые имеют характерные признаки и отличные от действующей документации принципы использования. Они используются в качестве справочной информации.
• Система позволяет хранить как текстовую версию документа (используется для извлечения текстов, таблиц и пр. в работе, полностью или частично помещая в офисные приложения), так и отсканированную копию оригинала.
• Электронная библиотека интегрируется в приложения, используемые на предприятии. Таким образом, контроль актуальности НТД осуществляется еще на этапе проектирования. В программе предусмотрена возможность создания автоматизированной системы нормоконтроля, соответствующей системе менеджмента качества предприятия.

Электронная система НТД  внедрена и успешно используется на сотнях нижегородских предприятий и контролирующих организациях. К примеру, Межрегиональное территориальное управление Ростехнадзора по Приволжскому ФО, Министерство строительства Нижегородской области, Павловский машиностроительный завод «Восход», Арзамасский приборостроительный завод,  Целлюлозно-бумажный комбинат «Волга», ЗАО НПСК «Металлостройконструкция», Нижегородский центр технической диагностики, экспертизы и сертификации, НИИ измерительных систем им. Ю.Е. Седакова,Волжско-Окское управление федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору,  Нижегородский машиностроительный завод  и  ряд других предприятий  для обеспечения НТД используют систему NormaCS, имеющую сертификат соответствия.

Внедрение программы NormaCS дало многим предприятиям ряд преимуществ, главным из которых можно назвать повышение эффективности. Использование оперативно и централизованно обновляемой базы даёт возможность всегда идти в ногу со временем и полностью сосредоточиться на решении поставленных задач.

По мнению руководителей промышленных предприятий, внедрение   программы NormaCS позволило:

Снизить трудозатраты  на выполнение рутинных операций (до 90%):

• сократить время на поиск  и заказ НТД;
• сократить время, связанное с обработкой бумажных документов;
• сократить время на актуализацию НТД;
• уменьшить время реагирования на входящий запрос;
• уменьшить время доступа к требуемой информации.

Обеспечить соответствие требованиям СТП СМК:

• оперативно получать специалистами СП информацию об утвержденных (принятых) стандартах и изменениях к ним, а также о других нормативно-технических документах находящихся в обращении СП предприятия;
• своевременно  обеспечивать СП требуемой НТД;
• снизить риск использования СП в неактуальной редакции НТД;
• наполнение и актуализация внутренних документов предприятия.

Сократить экономические затраты со стороны предприятия на приобретение и актуализацию НТД:

• сократить затраты на стоимость комплектующих и материалов при тиражировании;
• сократить затраты на актуализацию НТД.

При выборе программы особое внимание уделялось её наполнению.
В настоящий момент в системе NormaCS содержатся все ГОСТы, действующие в РФ, и множество отмененных, всего свыше 27 тысяч . Общее количество документов для различных отраслей промышленности превышает 70 000 (более 10 000 ОСТов и ТУ, более 10 000 серий и типовых проектов). Документы поступают в систему  сразу после их опубликования  и добавляются в базу  на следующий день.   Информационный отдел системы NormaCS имеет прямые договора со многими институтами-разработчиками и получает документы и уведомления об изменениях непосредственно от них. Традиционным способом ИУСы и новые ГОСТы поступают в регионы раз в квартал, а перечни НТД издаются раз в год. Таким образом ИПС NormaCS можно считать ежедневнообновляемым перечнем нормативной документации, отражающем текущее состояние техрегулирования.Разработчиками программы постоянно ведется усовершенствование информационной базы. Помимо общегосударственных стандартов и нормативов, в формате NormaCS поставляются отраслевые базы данных, которые формируются ведущими отраслевыми институтами - судостроительные документы ( НИИ «ЛОТ» ФГУП "ЦНИИ им. акад. А.Н.Крылова) и авиационные документы (ФГУП Научно-исследовательский институт по стандартизации и унификации (НИИСУ)). В качестве бонуса пользователи получают бесплатную базу с архивом периодических изданий по САПР и строительству.

Компания  «Норма Софт» - ведущий авторизованный партнер  ЗАО «Нанософт» по программному обеспечению  в Нижегородской области -  предлагает рассмотреть  вопрос внедрения системы NormaCS на Вашем предприятии.

Для ознакомления и оценки эффективности работы системы предлагаем протестировать программу NormaCS у себя на предприятии. По всем вопросам обращайтесь по телефону  (831) 2-100-100.